Организация IP-телефонии в офисе: пошаговое руководство

В современном бизнесе эффективная связь играет ключевую роль в успехе компании. Одним из оптимальных решений для организации связи является интернет-телефония. В этой статье мы рассмотрим, как организовать IP-телефонию в офисе, какие преимущества она предлагает и на что обратить внимание при выборе оборудования и провайдеров услуг.

IP-телефония — это технология, позволяющая осуществлять голосовые вызовы через интернет-протокол (IP). Основное отличие от традиционной телефонной связи заключается в том, что звук передается в цифровом формате через интернет, а не по обычным телефонным линиям.

Вот несколько ее преимуществ:

1. Экономия на звонках. Использование интернета для звонков часто значительно дешевле, особенно для междугородних и международных вызовов.
2. Гибкость. Легкость в добавлении новых номеров и пользователей, возможность работать из любой точки мира с доступом в интернет.
3. Дополнительные функции. Она предлагает множество дополнительных функций, которые повышают эффективность работы:

4 Надежность. Она менее подвержена сбоям, чем традиционная телефонная связь. В случае сбоя в одной линии, вызовы будут автоматически перенаправлены на резервные.
5 Масштабируемость. Интернет-телефония легко масштабируется в зависимости от потребностей бизнеса. Вы можете добавлять новых пользователей и линии по мере роста компании.

Прежде чем приступать к выбору оборудования и поставщика услуг, необходимо тщательно проанализировать потребности вашего офиса:

• Количество пользователей. Сколько сотрудников нуждается в телефонной связи? Это определит необходимое количество IP-телефонов и лицензий.
• Функционал. Какие функции необходимы помимо обычных звонков? Например, конференц-связь, автоответчик, интеграция с CRM, запись разговоров, очереди вызовов, факс по IP, виртуальные номера, переадресация вызовов и др.
• Геолокация сотрудников. Работают ли сотрудники в одном офисе или удаленно? Если удаленно, понадобится ли им доступ к единой системе и внутренним коммуникациям?
• Существующая инфраструктура. Какое качество интернет-соединения в офисе? Достаточна ли пропускная способность для VoIP? Есть ли уже установленная локальная сеть?
• Бюджет. Определите бюджет, который вы готовы выделить на приобретение оборудования, настройку и абонентскую плату.

Для большинства офисов целесообразно подключать виртуальную IP-телефонию, потому что ее функционала более чем достаточно для удовлетворения всех потребностей связи. Сервер предоставляется провайдером и все данные хранятся в облаке, т.е. вам не нужно покупать и обслуживать собственное оборудование, кроме IP-телефонов. Компания не несет затрат на ПО и оборудование, т.к. использует ресурсы провайдера. Это более экономичный и простой вариант, потому что представляет собой полностью готовое решение.

Компания АйПиТелефон предлагает свою платформу — виртуальную IP АТС Zeon. С нашей телефонией ваши сотрудники смогут обрабатывать больше звонков, быстрее решать проблемы клиентов и закрывать большее количество сделок. Это решение, которое можно подключить и сразу начать пользоваться, т.е. вы освобождаете себя от покупки дорогостоящего оборудования, прокладки телефонных линий и дальнейшей наладки.

Выбор решения напрямую зависит от масштабов компании, ее сферы деятельности и поставленных целей. Если речь идет о крупных предприятиях с широкой сетью офисов по всей стране, то в этом случае целесообразно использовать локальную IP-телефонию, которая устанавливается непосредственно на физический сервер или компьютер внутри организации. Плюс в том, что компания получает полный контроль над своей телефонной сетью и она не зависит от неполадок на стороне провайдера. Такую телефонию можно доработать под нужды конкретного бизнеса, а все записи телефонных разговоров, статистические и аналитические данные находятся непосредственно внутри компании и недоступны больше никому.

Но важно понимать, что такое решение предполагает установку специализированного оборудования и программного обеспечения, что несет за собой достаточно серьезные затраты. Техническое обслуживание — тоже обязанность компании, поэтому понадобится отдельный специалист для этих целей.

Виртуальная IP-телефония, как мы уже сказали, — более простое решение, которое при этом закрывает все потребности большинства представителей малого бизнеса. Облачные решения легко масштабируются. Если ваш бизнес растет, вы можете быстро добавить новые номера или функции. Облачное решение позволяет сотрудникам оставаться на связи из любой точки мира, что особенно актуально для удаленной работы.

Первый шаг — это выбор подходящего провайдера услуг. Сейчас на рынке существует множество компаний, предлагающих услуги IP-телефонии. При выборе провайдера обратите внимание на следующие факторы:

• Доступные тарифные планы.
• Надежность и качество связи.
• Наличие технической поддержки.
• Дополнительные функции: голосовая почта, переадресация звонков и интеграция с другими сервисами.

Второй шаг — это выбор подходящего тарифного плана. Как только вы определились, подавайте заявку и заполняйте регистрационную форму на сайте провайдера, предоставив необходимые данные о своей компании.

В отличие от локальной (программной) IP-телефонии, вам не понадобится такого количества оборудования и затрат времени, т.к. сервер находится в облаке на стороне провайдера. Достаточно будет только IP-телефонов, аналоговых телефонов со специальными адаптерами, либо софтфонов.

При таком решении все входящие звонки IP-сети поступают на облачный сервер, откуда они через интернет переадресовываются на IP-телефоны, софтфоны, мобильные или телефоны фиксированной связи. Подключиться к облачному серверу также можно с помощью планшетов или смартфонов, используя 3G или 4G технологии.

Основной плюс такого решения заключается в том, что настройку и обслуживание IP-телефонии полностью обеспечивает провайдер, поэтому вам не придется держать в штате отдельного специалиста для этих целей. Многие возможности интернет-телефонии уже внедрены провайдерами, а для получения необходимой услуги достаточно просто заказать ее.

Но учитывайте, что такое решение требует качественного интернет-соединения, т.к. технология работает в облаке. Если скорость будет низкой, то возможны сбои в передаче данных, низкое качество голоса и потеря звонков.

Если вы выбираете облачную IP АТС ZEON от «АйПиТелефон», то настройка не вызовет у вас никаких проблем. Вам достаточно зайти в свой личный кабинет, авторизоваться и в интуитивно понятном кабинете настроить необходимые параметры услуги:

• Создайте профили пользователей с доступ к интернет-телефонии, присвоив им номера и права.
• Настройте переадресацию звонков в зависимости от времени суток, дня недели, статуса сотрудника и других параметров.
• Включите необходимые вам функции: голосовую почту, запись разговоров, конференц-связь, интеграцию с CRM и т.д.

При необходимости вы всегда можете воспользоваться помощью специалистов нашей технической поддержки.

После установки и настройки системы важно провести обучение для сотрудников. Они должны понимать основы работы с устройством: Объясните, как выполнять и принимать звонки, использовать голосовую почту и другие функции.

Ответьте на вопросы по устранению неполадок и взаимодействию с технической поддержкой.

После внедрения системы необходимо регулярно ее обслуживать:

• Мониторинг качества связи. Используйте специальные программы для анализа качества звонков.
• Обновления системы. Периодически обновляйте программное обеспечение, чтобы обеспечить безопасность и стабильность работы.
• Оценка потребностей. Регулярно оценивайте, подходят ли текущие решения под растущие нужды вашего бизнеса.

Организация IP-телефонии в офисе – это не только шаг к эффективной связи, но и возможность существенно сократить затраты на связь и увеличить продуктивность сотрудников. Правильный выбор провайдера и оборудования, а также качественная настройка сети являются необходимыми условиями для успешного внедрения этой технологии.

У компании «АйПиТелефон» есть немало примеров успешного сотрудничества при построении IP-телефонии для компаний из самых разных сегментов. Более подробную информацию вы можете узнать в нашем блоге.