• Главная
    →
  • Блог
    →
  • Виртуальная АТС: новая эра телефонных коммуникаций для бизнеса

Виртуальная АТС: новая эра телефонных коммуникаций для бизнеса

Время прочтения: 12 мин.

Дата: 02.08.2024

В современном мире, где бизнес стремится к мобильности, гибкости и оптимизации затрат, виртуальная АТС (ВАТС) становится незаменимым инструментом для организации эффективных телефонных коммуникаций. Расскажем, что это такое и как эта технология помогает бизнесу.
Содержание
Что такое виртуальная АТС?
Как работает виртуальная АТС?
Зачем нужна виртуальная телефония?
Преимущества виртуальной АТС
Виртуальная АТС vs аналоговая АТС
- Основные отличия
Виртуальная и облачная АТС — это одно и то же?
Что такое виртуальный номер и для чего он нужен?
Виртуальная АТС от АйПиТелефон
Подключение и настройка виртуальной АТС
- Первые шаги по подключению
- Настройка функций и интеграций
Примеры использования в бизнесе
Заключение

Что такое виртуальная АТС?

Виртуальная АТС — это программное обеспечение, работающее в облаке, которое предоставляет компании полноценную телефонную систему без необходимости в физическом оборудовании. Она выполняет функции традиционной АТС, но с дополнительными возможностями, обеспечиваемыми облачными технологиями.

Как работает виртуальная АТС?

ВАТС работает на основе облачных технологий. Все функции и услуги предоставляются провайдером через интернет. При поступлении звонка на номер ВАТС, система определяет правила маршрутизации и перенаправляет звонок на нужный телефон или сотрудника.

С технической точки зрения схема звонка выглядит так: голос абонента, который преобразуется в цифровой сигнал, передается с одного устройства на другое через интернет, автоматически трансформируясь в привычную нам речь собеседника (аналоговый сигнал).

Зачем нужна виртуальная телефония?

Ответить можно просто — чтобы принимать телефонные звонки от клиентов. Но на самом деле — это очень эффективный инструмент, позволяющий увеличить продажи.

ВАТС подходит для компаний с разным размером и сферой деятельности. Она особенно актуальна для:
  • Малого и среднего бизнеса: ВАТС позволяет сэкономить на телефонных расходах и получить доступ к широкому спектру функций без значительных инвестиций.
  • Удаленных сотрудников: ВАТС позволяет создать единую телефонную систему для сотрудников, работающих из разных мест.
  • Компаний с большим количеством звонков: ВАТС позволяет эффективно организовать прием и обработку звонков, а также отслеживать их статистику для улучшения качества обслуживания.
АОН в виртуальной АТС: туда, сюда и обратно
Всем хорошо известно, что виртуальная АТС помогает управлять коммуникацией между сотрудниками и клиентами. Но при этом существует масса нюансов, например: какой номер телефона видит сотрудник или клиент, когда звонок проходит через виртуальную АТС?

Преимущества виртуальной АТС

У виртуальной телефонии есть несколько неоспоримых преимуществ:
  • Экономия. Отсутствует необходимость в закупке и установке дорогостоящего оборудования, что значительно снижает начальные инвестиции. Оплата за ВАТС производится по факту использования, что делает ее доступной для компаний с разным бюджетом.
  • Гибкость. ВАТС позволяет легко добавлять и удалять телефонные линии, пользователей и функции в соответствии с изменяющимися потребностями бизнеса.
  • Мобильность. Сотрудники могут использовать ВАТС с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон) с интернет-соединением, что делает ее более мобильной и удобной в использовании.
  • Функциональность. ВАТС предлагает широкий спектр функций, которых нет в традиционных АТС.
  • Автоматическая маршрутизация звонков. Настройка правил переадресации звонков в зависимости от времени дня, дня недели, статуса сотрудника и других параметров.
  • Единый номер. Все сотрудники компании могут использовать один единый номер для приема звонков, что упрощает коммуникацию с клиентами.
  • Голосовая почта. Запись сообщений от клиентов, которые не могли дозвониться, с возможностью прослушивания и ответа на сообщения.
  • Конференц-связь. Организация конференций с участниками из разных мест.
  • Интеграция с CRM. Совместная работа ВАТС с системой управления отношениями с клиентами для автоматизации процессов продаж и обслуживания.
  • Аналитика. Сбор статистики о звонках для оптимизации работы службы поддержки и повышения эффективности продаж.
  • Запись разговоров. Запись всех входящих и исходящих звонков для контроля качества обслуживания и обучения сотрудников.
  • Безопасность. ВАТС обеспечивает высокий уровень безопасности данных за счет использования шифрования и других механизмов защиты.
Если говорить о минусах, то в работе с ВАТС есть определенные сложности. Например, она требует качественного интернет-соединения, потому что эта технология работает в облаке, т.е. ее производительность напрямую связана со стабильностью и скоростью сети. Если интернет-соединение будет медленным, то это чревато проблемами: сбоями в передачи данных, потерей звонков и низким качеством голоса.

Виртуальная АТС vs аналоговая АТС

В современном мире, где бизнес стремится к максимальной эффективности и гибкости, выбор между виртуальной и обычной АТС становится ключевым фактором успеха. Обе системы решают задачи организации телефонных коммуникаций, но с разными подходами, функциями и возможностями.

Основные отличия

Увеличивайте продажи и экономьте на связи с программной или облачной IP АТС ZEON
Получить коммерческое предложение

Виртуальная и облачная АТС — это одно и то же?

Виртуальная и облачная АТС — это два термина, которые часто используются как синонимы, но имеют свои нюансы. Различие заключается в том, чьи ресурсы использует IP АТС-соединение. Если оно реализовано локально и задействованы внутренние серверы организации, то его можно назвать ВАТС. Если функционал полностью находится в облаке (на сервере провайдера/оператора), то такое подключение называют облачной АТС.

Компаниям, которые используют облачную телефонию, не нужно техническое сопровождение, потому что за исправность АТС отвечает провайдер — поставщик услуги.

Что такое виртуальный номер и для чего он нужен?

Виртуальный номер — это телефонный номер, который не привязан к конкретному физическому устройству и работает в облаке. Он позволяет принимать и совершать звонки, отправлять и получать SMS-сообщения через интернет. Если компания переедет, то номер телефона останется прежним, потому что он не закреплен за физическим адресом.

Виртуальный номер можно использовать для:
  • Приема звонков: Настройте переадресацию звонков на свой мобильный телефон, городской номер или другое устройство.
  • Совершения звонков: Используйте приложение или веб-интерфейс провайдера для совершения звонков с виртуального номера.
  • Отправки и получения SMS-сообщений: Отправляйте и получайте SMS-сообщения с виртуального номера.
  • Интеграции с CRM: Используйте виртуальный номер для автоматизации телефонных коммуникаций в вашей CRM-системе.
  • Создания многоканального общения: Используйте виртуальный номер для предоставления клиентам возможности связаться с вами по телефону, SMS, чату или email.
  • Создания единого номера для компании: Используйте виртуальный номер для создания единого телефонного номера для всех сотрудников, что упростит коммуникацию с клиентами.

Представьте, что у вас интернет-магазин с международной доставкой. Вы можете получить виртуальный номер в каждой стране, где вы осуществляете доставку. Это позволит клиентам из разных стран легко связаться с вами по местному номеру, без необходимости платить за международные звонки.

Виртуальная АТС от АйПиТелефон

Компания АйПиТелефон предлагает комплексное решение для бизнеса — облачную IP АТС Zeon. С нашей виртуальной телефонией ваши сотрудники смогут обрабатывать больше звонков, быстрее решать проблемы клиентов и закрывать большее количество сделок. Это полностью готовое решение, которое можно подключить и сразу начать пользоваться, т.е. вы освобождаете себя от покупки дорогостоящего оборудования, прокладки телефонных линий и дальнейшей наладки.

Мы предлагаем три основных тарифа виртуальной телефонии: Zeon Лайт, Zeon Бизнес и Zeon Премиум. Подробнее об услугах, предоставляемых в рамках этих тарифных планов, можно узнать по ссылке.

Подключение и настройка виртуальной АТС

Подключение и настройка ВАТС включает несколько шагов, о которых мы поговорим более подробно.

Первые шаги по подключению

Первый шаг — это выбор подходящего провайдера. Ознакомьтесь с предложениями разных компаний, сравните функциональность, цены, отзывы и выберите наиболее подходящий вариант. Определите, какие функции вам необходимы (автоматическая маршрутизация, голосовая почта, конференц-связь, интеграция с CRM и др.).

Второй шаг — регистрация и выбор тарифного плана. Заполните регистрационную форму на сайте провайдера, предоставив необходимую информацию о компании. Выберите тарифный план, который соответствует вашим потребностям и бюджету. Учтите количество пользователей, необходимое количество телефонных номеров, требуемые функции и объемы трафика.
Интегрируем amoCRM, телефонию и сотовую связь
Делимся нашими, если не ноухау, то некоторыми специфическими разработками, которые позволяют уверенно двигаться вперед и развивать сервис

Настройка функций и интеграций

Настройка ВАТС предполагает следующие шаги:
  • Создание пользователей: Создайте профили пользователей с доступом к системе, присвоив им номера и права.
  • Настройка переадресации: Настройте правила переадресации звонков в зависимости от времени дня, дня недели, статуса сотрудника и других параметров.
  • Включение дополнительных функций: Активируйте нужные вам функции: голосовая почта, конференц-связь, запись разговоров, интеграция с CRM и т.д.
  • Настройка IVR (интерактивного голосового меню): Создайте IVR-меню для автоматического распределения звонков по разным отделам или сотрудникам.

Примеры использования в бизнесе

Таких примеров может быть очень много, поэтому мы рассмотрим только несколько ситуаций:
  • Магазин одежды с небольшим штатом сотрудников. Используя ВАТС, они могут отказаться от дорогой телефонной линии и подключить несколько виртуальных номеров, которые будут перенаправляться на мобильные телефоны сотрудников. Это позволит сэкономить на телефонных расходах и обеспечить доступность сотрудников вне офиса.
  • Компания, предоставляющая услуги по ремонту компьютеров. Используя ВАТС, они могут создать единый номер для всех отделов (ремонт компьютеров, установка программного обеспечения, техническая поддержка), а также настроить IVR-меню, чтобы клиенты могли быстро выбрать нужный отдел.
  • Агентство недвижимости. Используя виртуальную АТС, они могут настроить интеграцию с CRM-системой для отслеживания звонков от клиентов, записи разговоров, анализа данных и повышения эффективности работы менеджеров по продажам.
  • Туристическое агентство. Используя ВАТС, они могут использовать SMS-рассылки для напоминания клиентам о бронировании, отправки подтверждений и новостей.

Широко распространено использование виртуальной АТС в работе call-центров. IVR-меню позволяет автоматически направлять звонки в нужный отдел, предоставлять информацию о продуктах и услугах, а также собирать информацию от клиентов. ВАТС позволяет проводить конференции с участием нескольких операторов и клиентов, что особенно удобно для решения сложных задач и вопросов.

ВАТС также предоставляет подробную статистику о работе call-центра, что позволяет оптимизировать рабочие процессы. Анализ записей разговоров позволяет выявлять ошибки сотрудников, обучать их и повышать качество обслуживания.

Еще один важный момент — интеграция с CRM, которая позволяет операторам иметь доступ к информации о клиентах, их истории покупок и других данных, что повышает эффективность продаж.

Заключение

Будущее ВАТС не ограничивается просто удобством и экономией – оно таит в себе огромный потенциал для инноваций и революционных изменений в сфере коммуникаций. Одна из возможностей, которая уже реализована — это интеграция с искусственным интеллектом. ИИ-ассистенты могут автоматически отвечать на базовые вопросы клиентов, записывать сообщения, планировать встречи и выполнять другие задачи, освобождая операторов для более сложных задач. ИИ позволит анализировать огромные массивы данных о звонках, выявлять тренды и паттерны, прогнозировать поведение клиентов и оптимизировать работу call-центра.

Открываются и новые возможности взаимодействия. Например, интеграция с социальными сетями: ВАТС сможет интегрироваться с популярными соцсетями, позволяя клиентам обращаться за помощью через Facebook, Telegram, WhatsApp и другие платформы.
Виртуальная АТС — это эффективный инструмент для малого и среднего бизнеса, который позволяет оптимизировать телефонные коммуникации, повысить эффективность работы, улучшить обслуживание клиентов и создать профессиональный имидж. Внедрение ВАТС — это инвестиция, которая быстро окупается и приносит ощутимые результаты.
Программная (серверная) IP АТС ZEON
Облачная (виртуальная) IP АТС ZEON
Умное голосовое меню
Голосовой робот Маша
Автопрозвон
Корпоративные IP SIM FMC карты
Игорь Городков
Руководитель проекта ZEON,
эксперт в области систем голосовых коммуникаций
Phone: +7 495 135-55-55
Email: igor.gorodkov@iptelefon.su
Задать вопрос
ПОХОЖИЕ СТАТЬИ:
09-19-2023
Вернуть клиента не составит проблем с IP АТС ZEON
Важная сторона современных коммуникационных платформ заключается в том, что они могут намного больше, чем просто связывать клиента с менеджером, когда он того хочет. Мы хотим сегодня рассказать об этой практике на примере бизнеса наших заказчиков.
07-26-2023
Кейс: Горнодобывающая компания Родник 25
Как IP ATC-Zeon Конференц-комната помогла горнодобывающей компании "Родник 25"
07-17-2023
Медицинская клиника воспользовалась телефонией IP АТС ZEON. Клиент доволен качеством новой платформы.
IP АТС ZEON пришла на помощь медицинской клинике. Интервью с сотрудником клиники показало, что врачи довольны телефонией.

Оставьте заявку, подберем для вас лучшее решение